Perioden med utvecklingssamtal kan vara tung för skolledare med många anställda. Att hålla samtalen i grupp eller att delegera en del samtal kan vara en lösning.
För Andreas Sandahl, rektor i Partille kommun, är det en självklarhet att själv hålla utvecklingssamtal med alla de trettio medarbetarna. Det är ett viktigt samtal, tycker han, där han får möjlighet att lyssna in vad varje medarbetare upplever och vill.
– Men det är också ett viktigt samtal för medarbetaren, att få den här timmen med mig som chef. Alla tar inte samma plats i vardagen, säger han.
Victoria Andersson är förskolechef i Helsingborg och har 45 medarbetare, fördelade på tre olika förskolor. Hon har anställt en biträdande förskolechef som sköter samtliga medarbetarsamtal på en av förskolorna. Kvar blir ett trettiotal medarbetare som hon själv håller samtal med.
För både Andreas Sandahl och Victoria Andersson är förberedelse och struktur viktiga förutsättningar för utvecklingssamtalet.
De skickar ut frågor i förväg, som de förväntar sig att medarbetarna funderar över. Under samtalet följer de sedan en struktur, som kopplar till verksamheten. När Victoria Andersson var ny som chef var hon mer fast i strukturen.
– Ju tryggare jag blivit i chefsrollen, desto mer har samtalet blivit en dialog och inte ett förhör. Olika frågor får olika vikt beroende på vem jag pratar med, säger Victoria.
Att ge positiv feedback till medarbetaren är bland det viktigaste en chef ska tänka på vid ett medarbetarsamtal tycker de båda skolledarna. Förändring och utveckling ska bygga på styrkor och förtjänster. Andreas Sandahl vill att hans medarbetare ska lämna ett samtal ”på lätta fötter” och känna sig sedda. Omvänt tycker han att bland det svåraste i medarbetarsamtalet är att ta upp svagheter, till exempel när en medarbetare inte presterar som den ska. Då behöver chefen först ha lyft fram flera positiva iakttagelser.
En annan utmaning för skolledare är att vara intresserad och engagerad i alla samtal, särskilt när medarbetarna är många.
– Oavsett hur full min kalender är, måste jag vara närvarande i varje samtal. Det är viktigt för att kunna bygga ett lag där alla presterar så bra som möjligt, säger Andreas Sandahl.
Åse Modin är förvaltningschef i Norrtälje kommun, men har tidigare varit rektor. Hon hade då omkring 90 medarbetare, något som fick henne att fundera över alternativa sätt att organisera samtalen. Medarbetarsamtal i grupp blev inte bara en praktisk lösning, utan också ett sätt att få en fördjupad förståelse av uppdraget.
Inför varje samtal skickade hon ut frågor, som hon bad personalen tänka över. Vid samtalet, som bestod av mellan fem och sju medarbetare, fick var och en först redogöra för sina reflektioner kring frågorna under några minuter. De andra deltagarna ställde då enbart fördjupande frågor. Sedan sammanfattade Åse Modin gruppens inställning.
Efter det gick gruppen laget runt igen och pratade om sina personliga mål. Efter samtalet skrev varje person ner vad de skulle göra utifrån vissa rubriker, så att det blev några mål under varje rubrik.
– Det jag såg var att de hämtade inspiration från vad kolleger sagt i samtalet.
Tidigt på våren följde Åse Modin upp måldokumentet med alla medarbetare i en så kallad spegling, vilket innebar att hon besökte lärarna i klassrummen och återkopplade till samtalet. Därefter hade hon kortare lönesamtal med var och en. Även Andreas Sandahl och Victoria Andersson återknyter till utvecklingssamtalen när det är dags för lönesamtal.
Åse Modin tycker att fördelarna med gruppsamtal är många. Dit hör ökad medvetenhet om uppdraget, vi-känsla i gruppen, erfarenhetsutbyte och att inte bara hennes, chefens, definitioner blev styrande, utan att fler perspektiv kom in. Personal som tyckte det var läskigt att prata inför andra fick till en början välja att vara sist i rundan. Första åren bestod grupperna av arbetslag, men efter ett par år ändrades grupperna över både arbetslags- och professionsgränser så att både det kollegiala lärandet och utbytet mellan professionerna skulle öka. En viktig förutsättning för att medarbetarsamtal i grupp ska fungera tror Åse Modin är skolledarens känsla inför samtalen.
– Jag tror att man måste vara trygg som chef och samtalsledare och ha kunskap i att ställa öppna frågor för att det ska fungera bra, säger hon.